Informatiemanagement

Informatiemanagement is een term die over het algemeen al snel geassocieerd wordt met het beheren (managen) van de informatievoorziening (lees: techniek). Een steeds groter wordend probleem in organisaties heeft niet te maken met hoe informatie wordt opgeslagen, maar vooral welke informatie, waar wordt opgeslagen.

De ver(der)gaande digitalisering van de samenleving is onmiskenbaar. De hoeveelheid digitale informatie groeit explosief. Organisaties kennen daarbij veel verschillende plaatsen waar informatie digitaal kan worden opgeslagen: databases van productiesystemen, documentmanagementsystemen (DMS-en), netwerkmappen, persoonlijke mappen, e-mailpostbussen, etc.

Het ontbreekt veelal aan heldere afspraken over waar welke informatie dient te worden opgeslagen, met name waar het informatie in de vorm van documenten (in de ruimste zin van het woord) betreft. Het gevolg is dat gebruikers hierin zelf keuzes maken en er in de meeste gevallen voor kiezen om documenten bij voorkeur op te slaan in omgevingen die niet gedeeld worden met collega's, zoals e-mailpostbussen en persoonlijke mappen (of het equivalent daarvan in bijvoorbeeld een toepassing als SharePoint).

Er ontstaat digitaal een situatie die zich het best laat vergelijken met de collega waarvan het bureau een ogenschijnlijke chaos is, maar die toch het gevraagde document hieruit feilloos weet op te diepen. Zodra de collega echter niet (meer) beschikbaar is, is ook de toegang tot de informatie op zijn/haar bureau verdwenen en zal u niets anders resten dan te wachten tot de collega terug is of sequentieel de stapel informatie te doorzoeken, in de hoop dat het gezochte document zich ergens in één van de eerste stapels bevindt.

Eerdere onderzoeken van gerenommeerde partijen als Gartner, Forrester, AIIM, etc. hebben aangetoond dat document- en kennisintensieve organisaties die hun informatiehuishouding hebben laten ontstaan zoals hierboven omschreven, medewerkers ergens tussen de 30 en 50% van hun tijd besteden aan het opzoeken en opbergen van informatie. Uitgaande van 30% betekent dit voor een organisatie van 600 medewerkers ca. 200 fte. Door (meer en beter) informatiebeheer op waar, welke informatie wordt opgeslagen, gecombineerd met betere zoekmethodes en -technieken is hier zeker 10% op te besparen, hetgeen een jaarlijkse, structurele besparing van (20 x €50.000) €1.000.000 op kan leveren.

Hoe langer een organisatie wacht met het aanpakken van dit probleem, hoe inefficiënter het opbergen en opzoeken van informatie zal worden en hoe hoger de herstelkosten zullen zijn.

linkedin50 twitter50

 ProVer BV
 Laagland 25
 9205 EX Drachten
 T (0512) 54 51 44